間接業務の軽量化

今月の視点

新しい課題に対応するための臨時作業が発生する。常時対応できるよう効率的な仕組みが考案され定常業務となる。面倒な臨時作業が定常化されると仕事の価値が改めて問われることはほとんどなくなってしまう。こうして間接業務は増えてゆく。

成果が会社の業績に直結する開発、仕入、生産、販売、サービスなどの直接業務と異なり、間接業務の成果の測定は難しい。成果が測定できないので生産性が測定されることはない。生産量と生産性によって自然と器すなわち要員が決まる直接業務と異なり、間接業務は器に応じて伸縮する。器は常に肥大化圧力を受けているので放っておくと徐々に大きくなる。

したがって、意図的に小さくする目標を掲げ、業務が重要なものに絞られ効率化されるよう誘導する必要がある。これが間接業務軽量化の基本である。

全社的な規模で間接業務の軽量化に取り組む場合には、関係者が多いため、この基本を踏まえた進め方を周到に組み立てることが特に重要になる。

進め方についての留意点を取りまとめた。

目　　次

1. 1. 間接業務の特性を踏まえて方法論を吟味する
   (1) 陥りやすい失敗
   (2) 間接業務の特性を踏まえた方法
2. 2. 間接業務軽量化のポイント
   (1) 業務価値を評価する
   (2) 部門ではなく機能に着目する
   (3) 適切な業務調査方法を選定する
   (4) まず簡素化、そして効率化
   (5) 目標設定が鍵
   (6) 人員バランスをあらかじめ設計する